Hoe leid je jouw team(s) terug naar kantoor?

by

De omschakeling naar thuiswerken was groot, maar de omschakeling terug naar kantoor is minstens zo groot. Het kost heel wat energie van HR en leidinggevenden om deze transitie fysiek mogelijk te maken en het vergt op mentaal vlak veel energie van de medewerkers. Ons brein gaat namelijk op zoek naar bekende routines om naar terug te keren die er niet meer zijn. Dat vraagt om aanpassingsvermogen en zoals elke verandering kan dat angsten en weerstand oproepen. 

Hybride werken

Inmiddels weet jij dat de meeste medewerkers helemaal niet terug willen naar wat vóór de pandemie zo normaal leek. FNV deed hiernaar onderzoek en daaruit bleek dat 20% van de medewerkers niet terug willen naar kantoor, 70% een hybride model wil en slechts 10% van de medewerkers wil weer volledig terug naar kantoor. Deze cijfers zullen wellicht bij jouw organisatie anders zijn, maar het geeft aan dat in jouw team(s) waarschijnlijk ook het merendeel niet staat te springen om terug te keren. 
Met dit in je achterhoofd is het voor jou als (HR)manager belangrijk om jouw collega’s bij deze overstap te begeleiden met hoop, begrip en geduld én om te beseffen dat je niet de enige bent die deze omschakeling een flinke kluif vindt. Want hoe hou je de medewerkers gemotiveerd en betrokken tijdens de transitie?

Hoe ‘verleid’ je de medewerkers om weer terug te keren?

Des te meer invloed de medewerkers hebben over de nieuwe structuur, des te minder weerstand ze zullen voelen. Op sommige factoren heb jij natuurlijk geen invloed, maar wel op hoe jij jouw mensen zo goed mogelijk begeleid. Graag delen we een aantal tips met je wat je wél kunt doen:

Tip 1. Wees transparant in jouw communicatie

De medewerkers willen op de hoogte gehouden worden en hebben bepaalde verwachtingen waaraan niet altijd voldaan kan worden. Ze gaan er daarbij waarschijnlijk vanuit dat jij alle antwoorden hebt over het nieuwe beleid en de protocollen van de organisatie en zullen zich daarom tot jou richten. Luister dan met empathie naar hun zorgen en teleurstelling. Wees transparant in wat de reden is van het beleid voor zover jij dat weet, of geef aan dat je het niet weet maar het voor ze uit wil zoeken in plaats van te antwoorden: “Sorry, ik kan daar ook niets aan doen.” Want dat roept alleen maar onrust op. Eerlijke antwoorden geven en kwetsbaarheid, is de sleutel tot het tonen van goed leiderschap. 

Breng jouw medewerkers proactief op de hoogte van eventuele veranderingen die je hoort en laat hen weten wat jij doet om namens hen op de hoogte te blijven. Door de verwachtingen van anderen effectief te managen, help je ervoor te zorgen dat ze geen obstakel worden voor een toch al gecompliceerde overgang.

Tip 2. Betrek het team bij de balans tussen individuele- en groepsbehoeften

Het is van vitaal belang om de teamcohesie te herstellen na zo lang gescheiden te zijn geweest. Je wil daarbij zoveel mogelijk voldoen aan ieders behoefte en individuele omstandigheden zonder oneerlijk te zijn tegenover anderen en riskeren dat sommige mensen boos zijn over de flexibiliteit die je anderen laat zien, maar niet aan hen. Ook hier is communicatie key. Ga met elkaar het gesprek aan.

Laat elke persoon zijn behoeften en voorkeuren uiten, en binnen de grenzen van wat is toegestaan, met elkaar uitzoeken hoe ze in evenwicht kunnen worden gebracht. Zo kunnen alleenstaande ouders andere behoeften aan flexibiliteit hebben dan mantelzorgers die voor bejaarde ouders zorgen. Mensen zullen geneigd zijn om flexibeler te zijn, zelfs meer voor elkaar over hebben, in het belang van het team als het hun keuze is om dat te doen. Kun je hierbij wel wat hulp gebruiken, neem contact met ons op!

Tip 3. Betrek het team bij het maken van afspraken

Moedig het team aan om gezamenlijk nieuwe werkmethoden te creëren waar iedereen zich aan houdt, zowel voor waar het werk plaatsvindt als wanneer het werk plaatsvindt.

Bijvoorbeeld:

  • zorg er voor dat alle vergaderingen videolinks bevatten, zodat thuiswerkers in gelijke mate kunnen deelnemen
  • stel gedefinieerde werktijden in, zoals tussen 11:00 – 14:00 uur, wanneer iedereen online beschikbaar moet zijn
  • stel ook weekendgrenzen in wanneer iedereen offline moet zijn om de werk-privébalans te bewaken
  • laat bij grote vergaderingen iedereen deelnemen vanaf hun computer, of ze nu thuis of op kantoor zijn, zodat niemand zich buitengesloten voelt 

Mensen voelen zich veel meer betrokken bij oplossingen die ze zelf helpen creëren. En de creativiteit die ze uitoefenen, kan energie geven en enthousiasme opwekken voor de nieuwe manier van werken, waardoor eventuele angst die ze ervaren, wordt verlicht.

Tip 4. Wees een leider

Ook jij mag eerlijk tegen jezelf zijn over je eigen worstelingen om terug te keren naar kantoor. Ook jij zult je waarschijnlijk moeten aanpassen en gemengde gevoelens hebben over wat je opgeeft door niet meer volledig thuis te werken.

Hoewel kwetsbaar zijn met je team over persoonlijke problemen een diepere band kan opbouwen, moet je ervoor zorgen dat je het niet overdrijft. Waardeer als leider het verschil tussen zeggen: “Ik begrijp volledig wat terugkomen voor jou als ouder betekent. Ik ga de tijd missen die ik met mijn vierjarige kon doorbrengen,’ of zeggen: ‘Geloof me, ik weet hoe balen het is om terug te komen. Ik zou het ook niet doen als het niet hoefde!” 

Als je een veilige plek nodig hebt waar je je hart kunt luchten, overweeg dan om een coach of een naaste vertrouweling in te schakelen. Wij kunnen je daarbij helpen. Maar onthoud in het belang van jouw team dat ze jouw voorbeeld volgen, dus probeer positief te blijven.

Tip 5. Blijf positief

Een van de beste manieren om eventuele angstgevoelens van jouw team te verlichten, is door een gevoel van luchthartigheid en optimisme te creëren. Er zijn ongetwijfeld dingen die mensen hebben gemist terwijl ze niet op kantoor waren: zoals rituelen waar je als team van genoot, vieringen die werden opgeschort, kansen om off line te zijn en je minder geïsoleerd te voelen… 

Help jouw mensen dit in te zien. Humor, mits doordacht gebruikt, kan vooral nuttig zijn om blijdschap te creëren. Deel verhalen over je eigen thuiswerk-chaos zodat het veilig voelt voor anderen om dit voorbeeld te volgen. Als leider van het team is dit een bijzonder goed moment om te doen wat je kunt om de overgang persoonlijk te vergemakkelijken voor teamleden voor wie het misschien moeilijk is. Door nu oprechte steun te tonen, zal de loyaliteit en toewijding van het team aan elkaar en aan hun prestatieverplichtingen voor het komende jaar toenemen. (bron: Harvard Business School)

Goede werk-privé balans belangrijk voor hybride werken

Het merendeel van de medewerkers geeft aan hun werk- & privé balans met stip op de eerste plaats te zetten. Maar hoe staat het er eigenlijk voor? 

Speciaal voor jouw medewerkers hebben wij dit gratis werkboek ontwikkeld dat hen meer inzicht biedt. Download dit werkboek direct en reik het aan hen uit! 

Wij weten dat investeren in preventie loont en ons team van deskundigen helpt jou graag om jullie preventiebeleid in te richten of naar een hoger plan te tillen. Voor nu, of in de voorbereiding naar 2022.

Neem contact met me op voor een vrijblijvende eerste kennismaking.

Hartelijke groet,

Mirjam Paap
Co-founder SAM

mirjam@samapp.nl | 06-5104 1009

About